日々忙しい業務をこなされているWEBディレクターさんや営業さんの作業の効率化に役立つツールをいろいろご紹介しています。過去にはスマホアプリで便利なものをご紹介しました（過去記事：WEBディレクターさん、営業さんへ【競合調査・企画提案】に便利なアプリを調べてみた）。
今回はiPhoneに限定されるのですが、作業効率化に役立つ便利なスマホ機能をご紹介します。日常的に発生する作業がとても素早くなって、出先での案件対応や制作がはかどります！
・画面録画→指示出し
・単語の辞書登録→メールやチャットを早く返す
・ページ全体のスクショ→確認、提案に
・書類のスキャン→出先でもキレイ
・写真検索→素早い発見
・写真にメモ書き→iPad不要？
・手書き文字で検索→時短
以上7つについて、それぞれの方法やコツをご紹介します。
スマホで作業ができれば、レスポンスも早くなるので制作チーム全体の連絡がスムーズになり本当に進行が楽になりますね。今回は使っている方が多いiPhoneに限定した記事ですが、Andoroidでも少々操作や使用アプリが異なるかもしれませんが同じような使い方ができますので、検索していただければと思います！
この記事で皆さんの業務のストレスが少しでも減ればうれしく思います。参考にしていただければ幸いです。
1.画面録画【指示出し】
画面を共有しながら指示出しをしたいときに、お互いの時間が合わなくてZoomをつなげない…そんなときも画面録画したファイルを見てもらうことで解決します。音声も録音できます。
■使用アプリ：iPhone純正機能
iPhoneの機能を使うのでアプリ等のインストールや会員登録は不要です。
①iPhoneの初期設定でオフになっている可能性があるので、画面録画ができるよう設定をONにします。
［含まれているコントロール］に［画面収録］が入っていればOKです。入っていない場合はこの画面の下に項目が載っているので、［含まれているコントロール］のほうに追加します。
②録画したい画面を開いて準備ができたら、スワイプしてコントロールセンターを開き、［画面収録開始ボタン］をタップ
これで画面録画がスタートします。マイクがONになっていると画面収録と合わせて声も録音されるので、例えば修正ファイルを見ながら指示内容を話すと、電話連絡より多くの情報が伝えられます。
2.単語の辞書登録【メールやチャットを早く返す】
テキストチャットをできるだけ早く返すには音声入力の併用と、単語登録の充実がコツなのではないかと考えています。特に単語登録は人名やよく使う言葉を登録しておくと間違いもなく非常に便利なので、少しずつ登録していきたいですね。
■使用アプリ：iPhone純正機能
①iPhoneの［設定＞一般＞キーボード＞ユーザー辞書］と進みます。「＋」をタップすると単語と読みを追加できます。
例えばこの辞書上では、「あ」と入力するとメールアドレスが出てくるように設定されている状況です。「で」で出るのが電話番号ですね。そのほかイベント名や読みが難しい単語の登録もされています。
固有名詞が便利なのはもちろんですが、長い文章も登録できるので、「せ→先日はありがとうございました」、「ひ→引き続きよろしくお願いします」など一気に出てきて便利です。
3.ページ全体のスクショ【確認、提案に】
画面に出ている部分以外のWEBページ全体のスクリーンショットを取りたいときは、少し小技が必要です。
■使用アプリ：iPhone純正機能
①普通にスクショを取った後、プレビューで残った画面をタップ。
②［フルページ］表示にして［完了＞PDFで保存］
PDFファイルになってしまいますが、ページ全体のスクショが取れます。iPhone内のダウンロードフォルダに保存されます。
↑ズラッと長いスクショが取れますので、表示チェックや修正指示出し、提案書用の画像づくりなどに使えますね
4.書類のスキャン【出先でもキレイ】
出先でもらった書類を写真ではなくスキャンしたようにキレイな状態で保存したい場合は［メモ帳］アプリを使います。
■使用アプリ：iPhone純正アプリ［メモ帳］
①［メモ帳］で新規作成後、画面下のカメラアイコンをタップして［書類をスキャン］を選択。
②カメラが起動したら書類をカメラレンズ前に出すと自動で撮影され、スキャンしたような背景が切り取られた画像ができます。
背景が切り取られるのと同時に明るく補正されているようです。自分の影なども入らずキレイに読みやすい画像が撮れるのが［スキャン］のいいところです。
5.写真検索【必要写真を素早く発見】
いつ撮影したか思い出せないけれど必ず写真は撮っていたはず…そんなときは写真フォルダの中を検索します。検索機能がとても高性能になったおかげで、撮影した地名や写真内に書かれたテキストなどから同様の写真を探せるようになりました。
■使用アプリ：［Googleフォト］
iPhoneのカメラロールの写真はGoogleフォトへ一気にアップロードできるので、バックアップがてらアップしておくと便利です。検索機能はiPhoneの純正カメラアプリより高性能です。
①Googleフォトを開いたら検索したい地名や文字、対象物、ファイル（例えば動画やスクショ）などを指定します。
写真に位置情報を付けておく、メモを撮影するときは案件名を書いておくなど検索を前提にして写真を撮るのも時短になりますね。
また＜看板＞＜マンション＞＜パソコン＞など撮ったものをダイレクトにキーワード検索するのも見つけやすいです。
位置情報を付けていればかなり正確に検索できます。対象物もなかなかよい精度で見つかります。
6.写真にメモ書き【iPad不要？】
iPadがなくても、写真やスクショに文字や印を簡単に書き込めます。画像をズームしてから書くと細かな表現も書き込めます。チャットや電話で連絡するよりわかりやすいことも。
■使用アプリ：iPhone純正アプリ［写真］
①［写真］から［編集＞ペンマーク＝マークアップ］へ進むと写真上に書き込みできる。
［編集］を押すと画面上部にペンマークが出るので、文字の書き込み操作が可能になります。
指で書くとどうしても大雑把な文字になりますが、100均でも買えるスクリーン用のスタイラスペンを使うと書きやすいです。ApplePencilはiPhone非対応なので使えません。
7.手書き文字で検索【時短】
シンプルに時短できるのが、手書き文字検索です。英単語や読み方がわからない単語などは検索窓に打ち込んだり音声入力するより手書き入力したほうが早いこともあります。
■使用アプリ：［GoogleChrome］
①GoogleChromeを開き、画面下部の［設定＞検索設定＞手書き入力］と進み、手書き入力を有効化させる
②画面のどこに手書きで書いても自動で読み取られて検索窓に入力される。
それほどきれいな字でなくてもかなり正確に読み取ってくれます。フリック入力が苦手な方も、こちらの手書き検索のほうが早いかもしれないですね。
まとめ
スマートフォンもどんどん高性能になってきているので知らない純正機能もたくさんありますね。アプリを購入したりガジェットを増やしたりしなくても手持ちのiPhoneで十分効率化が可能ということもわかりましたので、皆さまの負担軽減にご活用いただければ幸いです。