企業ブログを止めない!7ステップで定期的に更新する仕組みの作り方(運用設計)

WordPress

2020年12月10日

「コーポレートサイトにブログ機能があるがなかなか更新できない」
「SEO対策として企業ブログを運用したいが負担が大きすぎて続けられるか心配」

WEBサイト制作時に企業ブログ、ビジネスブログ機能が盛り込まれることが多くなっています。それにともなって、このようなお悩みを聞くこともあります。

企業ブログの記事内容としては営業日・休業日の告知や、新商品発売、サービスの変更点等など、お客様にお知らせや報告する記事を随時書かれているという皆さまが多いと思います。ただ売上につながるような恩恵があるほどしっかり運営できている企業さまは少ないかもしれません。

そこで今回の記事では、企業のブログの効率的な記事の制作方法や更新作業の分担の仕方など、企業ブログを止めたままにせず更新できる仕組みの作り方についてご紹介します。

企業様にとってはブログの更新は新しい作業負担です。書き手を見つけなければならないなど心理的にご負担に思えることもあるでしょう。しかし、WEBサイトの定期的な更新は集客のため、採用活動を有利に進めるために不可欠です。

このような手法はコンテンツSEO、コンテンツマーケティングと呼ばれ、WEB集客のメイン手法となりつつあります。その重要性については聞いたことがある方もいらっしゃると思いますが、WEBサイト内の記事で見込み客を集客したり新たな層を開拓したりする手法です。

とはいえ、ブログ更新の仕組みづくりを学べる機会も少ないので、この記事で更新の心配のいらない、しかも高品質な記事が出てくる仕組みについて、まとめていきたいと思います。

○企業ブログ更新作業に関わる【7つのステップ】
企業ブログの更新作業には、大きく分けると【7つのステップ】があります。
そのステップを日々一つひとつクリアしていくと、「ブログ更新」というプロジェクトが順調に動き、定期的にハイクオリティな記事が作れるようになります。

その7つをそれぞれに分けて、具体的にそのステップで何をすればよいのか解説していきます。

1.ブログ更新チームを作る

企業ブログの更新は誰がするべきか?
まず最初に課題となるのが担当者選びです。

一般的には以下のようなメンバーが担当することが多いです。

・広報担当者
・部署ごとに担当者
・新入社員、若手社員
・社長や役員

企業や商品のことをよく知る社員さんが担当したり、業務に余裕のある若手社員が担当したり、逆にトップが社員さん向けに書いたりするのが一般的です。

このチーム編成で運用に成功しているところが多いので問題はないのですが、コツとしては必ず複数人で構成してチーム制にし、相談できる場やチェック体制を作ることです。企業トップである社長が書いている場合も、できればチームにして広報さんやWEB制作担当者などがフォローに入ったほうがいいでしょう。

プロのライターさんを雇うのではなく社内で記事をつくっていく体制を整える上では、実はすごくコミュニケーションが取れる環境が大切です。社員の皆さんには普段の業務とは違う、新たな作業をお願いすることになるため、心配事や不安なこと、気が重いなどの精神的なストレスも発生しますし、何より内容についての悩みが出てきます。それを”一緒に考える”ことが品質や継続のために好循環を生み出します。

「どんなことを書こうか?」
「こんな内容でいいのか?」
「何が企業ブログに今求められているか?」

そんな悩みもチーム内で共有すれば、意見が出てきて決まりやすくなります。
記事内容のチェックも書き出す前にできるので、作業のムダも減ります。

そして取りまとめるリーダーを一人、その方をサポートするサブリーダーを一人つくり、スケジュールの把握や連絡窓口を一本化させると運用上スムーズになります。リーダーはどうしても負担が増えるため、記事は書かずに調整業務のみにすると負担が軽減されて長く続けられるためオススメです。

2.チームがコミュニケーションを取れる場を作る

チーム編成ができたら、次は場作りです。
「こんなことを書こうと思う」「できたらこういった角度から書いてほしい」など意見や情報交換が気軽にできる場所です。

多くのメディアでは定例で編集会議を行っています。
目的意識を揃える、記事更新のスケジュール確認、課題の解決など日々の運営上の相談と共有をします。編集会議によって記事内容にブレがなくなり、それぞれの書き手のモチベーションも上がります。

会議室があれば顔を合わせて、テレワーク等でリアルが難しければSNSのチャットルームを活用して、時間を決めて会議を定期的に開くのも好循環を生み出します。

・定例連絡用:編集会議
・日常のやり取り用:チャットルーム(チャットワークやLINEグループ等のSNSを活用)
・随時相談:オンライン会議ツール(ZOOM等)

全員で、個別で、気になることを相談できる場をできれば複数パターンで用意しておくと、円滑なコミュニケーションが取れます。

3.記事のタイトル案リストを作る

ブログが準備段階から目に見える形になっていると、先の見通しができて継続が当たり前になってきます。

・タイトルリストを作る

・担当者と記事完成予定日をシートに追記する

・公開日を追記しリストから外す

<例:スプレッドシートで作成したタイトルリスト>

プロジェクトの進捗チェックシートに当たるものがタイトルリストシートです。
そのシートに沿って埋めていく=更新していくと見通しがわかりやすいこととともに、埋まっていくことによる達成感が得られます。

ブログの先行き、これからどういう記事が出てくるかがわかることで、そのブログを立ち上げた目標とズレが生じてきていないか、記事内容が偏ってきていないかなども客観的にチェックできるようになり、品質も自然と向上してきます。

※どんな記事を書いていけばよいのか、どんなタイトルにすればより多くの方に読んでいただけるかなどは仕組み作りとは異なる視点ですので、別途記事にしたいと思います。

4.記事を書いてクラウドで共有する

記事は共同執筆や編集作業、チェック作業がしやすいようGoogleドキュメント等のオンライン上のファイルに書いていくと最新ファイルがわかりやすくなります。

WordPressの管理画面に直接書いて下書き保存したりWordファイルをメールで送ってやり取りしたりなどの方法もありますが、「全員がファイルを見られる状態」にすることで、進捗のチェックにもなります。

また、このファイルがバックアップファイルとなるため、もしブログを管理しているサーバーに障害が発生してデータが消えてしまったなどのトラブルがあっても、復元がスムーズです。

5.編集、チェック作業を行う

執筆者とは違う目でチェックするため、編集担当者をチーム内から設け(リーダーやサブリーダーが担うのがベスト)、「編集作業」を必ず行うことをオススメします。

○編集とは?
ブログの設置目的に添った記事か内容の確認、事実確認、誤字脱字のチェック、読みやすさ等のブラッシュアップを行うこと。

特に事実確認は編集担当者の重要な役割です。
記事に間違いがあると、企業の信用が傷つくためです。

「新製品が○月○日に出ました!」という記事であれば、①製品名、②発売日、③内容に間違いがないか確認。可能であれば、その製品の責任者に内容チェックを依頼します。

<例:編集中のファイル(参考)>

GoogleドキュメントやWordファイルなどで編集するときは、「校閲」や「提案」などの機能を使って、元の文章を残しながら修正をしていきます。

事実確認を入れながら、文章を読みやすく、わかりやすくブラッシュアップするのが編集作業です。この作業があることで文章の雰囲気も統一され、なおかつ書き間違いや内容の不備によって起こるトラブルを軽減できます。

6.CMSへセット、表示確認、公開確認

WordPressなどへ原稿をセットする(元のGoogleドキュメントやWordファイルから投稿画面でコピペする)作業も1つの大事な作業です。

この投稿作業や表示確認作業は1つの工程を見なさないことも多いですが、実はかなり時間がかかります。記事を書けば終わりではなく、ブログに投稿して公開されるまでが記事作成、ブログ更新チームの仕事です(もちろんWEB制作会社にお願いするときもチームによる公開チェックは必要ですので、この工程はどんな制作環境であっても必須の作業です)。

そう考えるとどれくらい1記事に時間がかかっているか実質の時間が出てきます。
多くの方にとっては、想定しているより「時間がかかる…」と感じられると思います。

きちんと表示ができているか、SNSへ投稿されているか、写真等の入れ間違いはないか…。これも一人でチェックするとなると時間的にも大変、抜け漏れの可能性も高くなるデメリットがあるので、記事を書いた人とセットして確認する人をチームで分業体制を整えてみるのはどうでしょうか。

記事セットと公開チェックだけなら30分で済みますが、記事を書くところから一気通貫でやっているとその30分が重荷になることもあります。自身の仕事の合間に30分ならできそうですが、そこまでに3時間かかっていたら、最後の30分はかなりキツくなっているはずです。

仕組みが見えてくれば分担もしやすくなりますので、タスクを見える化して細切れにして組み立てていきます。ブログ記事作成とはいえ、その中に複数のタスクがあることを皆が理解しあい、できるだけタスクを分散させるのが継続のポイントのひとつといえます。

7.目標達成チェック、アクセス分析

そして最後は企業ブログとしての目標や課題解決ができているかのチェックです。何を持って目標達成とするか、振り返りのスパンをどうするかなど、こうすれば成功するという明確な答えはないのですが、定期的な振り返りはプロジェクト成功の秘訣です。

○企業ブログの一般的な評価軸
・更新記事数
・PV数
・SNSでのシェアやコメント数
・採用への応募数
・問い合わせやサービス申込数

ただ企業ブログでも採用のために書いているのか、既存顧客のために書いているのかなど目的によって評価するポイントは変わってきます。

既存顧客のためのブログであれば、SNSでのシェア数などは伸びづらいかもしれません。また、新規登録やサービスの申込を増やすためであればPV数が最重要なってくるでしょう。それぞれに目的があると思いますので、それに即した評価軸を設定し、一定の期間でチーム内外から評価すると反省が反映されてより良いブログになっていきます。

もしなかなか目標値が達成されないのであれば、チームメンバーの入れ替えや、外部のライターや編集者を起用するなど、”人”を変えることをオススメします。自然と記事内容や発想が変わり、違う結果を導き出せるようになります。

記事作成から評価まで、このルーティーンを日々継続的に行うことで、クオリティを下げない企業ブログの運用が可能となります。

まとめ

パソコン上で制作し、やり取りが完結する「ブログ記事」は制作過程が目に見えないため、仕組み化を意識せず、「担当者に任せる、担当者が全部を行う」形になることが多いです。

けれど、細分化してみると作業は非常に多く、継続には分担やコミュニケーションによるモチベーションの維持が不可欠です。また、目的の再確認や成果の評価を続けてクオリティの維持・向上をしなければ企業としてのメリットがありません。

逆に言えば、企業ブログを継続することは、企業の売上や知名度に直結する大きな力となります。

WordPressなどブログを更新しやすいシステムでWEBサイトを構築し、ぜひ企業ブログを営業、採用の一つのツールとして使ってみて下さい。

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