PTAなど学校組織のペーパーレス化や名簿作成に役立つWordPressのTIPSとプラグイン5つ

WordPress

2020年11月10日

新型コロナウイルス感染症拡大の影響もあり、学校組織でもWEBサイトやクラウド経由の情報発信が増えてきています。遠隔授業の実施もあり、ペーパーレス化も進みました。

学校組織がIT活用をすすめる中で、保護者会、PTAでもWEBを活用しようとの動きが出ています。特に負担軽減が叫ばれているPTAのIT活用については、事例発表等でも目立つようになりました。


東京都小学校PTA協議会
東京都小学校PTA協議会のページでは、ある小学校のPTA活動が紹介されていますが、WordPress.comを活用し、情報発信やオンライン化が進められたとの内容でした。この他の学校でも、全国的に「IT化を進めよう」との動きは高まっています。

そこで今回の記事では、PTA活動など学校組織の活動にWordPressを活用した場合に役立つTIPSと、プラグイン5つをご紹介します。

<Q>WordPressでWEBサイト(ホームページ)の開設予算はどうすればよい?
<A>PTA活動予算として割り当てられているものを使うほか、IT化のモデル校となると必要経費予算が出ることもあります。一度予算が付いてWordPressサイトを構築すれば、引き継ぎながら次年度以降も利用が可能です。そのような制度がないか、PTAの協議会や連合会にお問い合わせください。

1.WordPressのページにパスワードをかけ、会員のみ閲覧可能にする方法

会員以外に閲覧されないようにするためには、ページにパスワードをかけます。

※WEBサイト全体を会員サイトのようにパスワードで囲ってしまう方法もありますが、会員ごとにIDとパスワードを送るのが大変ですので、ページごとのパスワード保護がオススメです。

ページごとのパスワード保護は、WordPressサイトであれば簡単です。

○ログイン>左メニューの投稿>新規追加
まず新しいページをつくります。
ページ公開時に、”公開状態”設定メニューの中から、「パスワード保護」を選び、任意のパスワードを付けます。


パスワード保護を選ぶと、パスワードを入れる枠がでてきますので、入力してからページを公開してください。

会員もしくは関係者にページを作成・公開した旨と合わせて、パスワードを送れば必要な人のみが閲覧できるページとなります。

2.集計不要で匿名アンケートを取るプラグイン「WP-Polls」

WordPressにプラグインを入れると、アンケート機能を追加できます。
例えば、「大掃除の日の候補がいくつかあり、どちらがいいかアンケートを取りたい」場合など、意見を募りたいときにアンケート機能が役立ちます。

投票をいつからいつまで受け付けるかなど期間を限定した設定もできます。
また、自動集計ですぐに結果がわかります。

このプラグインの詳しい使い方、設定方法は、過去記事「[ランキング]観光情報サイトに入れるオススメWordPressプラグイン5選」の中に解説した項目がありますので、合わせてご参考になさってください。

3.名簿情報をWordPressページで収集するときに便利なプラグイン「Contact Form 7」と、「Contact Form CFDB7」

個人情報保護の観点から学校から会員の住所や電話番号等の名簿がもらえず、PTAが独自に会員の情報(活動する方のお名前や連絡先など)を毎年収集している学校もあるでしょう。

WordPressのプラグインを活用し、収集用フォームを作成するとオンライン上で集めることができます。メールフォームプラグインの中で、オススメは日本語で利用でき、利用者数も多い「Contact Form 7」です。自由記入欄のほか、チェックボックスやプルダウンメニューも作ることができます。

このプラグインの使い方は公式の使い方解説ページがあり、必要な編集も簡単にできます。

また、「Contact Form 7」プラグインと合わせて、「Contact Form 7 Database Addon – CFDB7」を使うと、メールフォームを使って送られた内容がファイルに保存され、CSVファイルでダウンロードできるようになります。


メールフォームから送信された数も把握できるようになるため、今何人分のデータが集まったかも明確になります。


データ保存ができたり、そのまま印刷できたりすれば、集計不要ですし失くしてしまう不安もなく、紙で集めるより非常に効率的ですね。

4.イベントカレンダーをWordPressサイトに表示するプラグイン「XO Event Calendar」

年間のイベント予定、活動予定はプリント配布のほか、WEBサイトにカレンダーを載せておくとイベントがあることの周知になり、日付も忘れずにいてもらえます。

プラグイン「XO Event Calendar」をWordPressにインストールし、各イベントページを作成すると、サイト上にカレンダーが表示できます。イベントページには、詳細などの情報を書いておくことができます。

○カレンダー設置方法
「XO Event Calendar」をインストールすると、左サイドバーにメニューが出現します。

1.左メニュー>イベント>新規追加
カレンダーに登録したいイベント(活動)のページを作ります。

2.新規ページではタイトルや連絡事項を入れ、日付、カテゴリを選択して公開。

3.左メニュー>外観>ウィジェット
WEBサイトのサイドバーにカレンダーを表示させる設定をします。ウィジェットと呼ばれる枠をサイドバーに追加して、作ったカレンダーを見られるようにします。

ウィジェット一覧の中に、イベントカレンダーが表示されていますので、追加をクリックしてサイドバーに追加します。

※注意
ウィジェットを追加したらそのウィジェットの細かな設定ができますが、ここでイベントページ作成時に使っているカテゴリを選んでおかないと表示されません。

ここまで作業が済んだら、無事にカレンダーがサイドバーに表示されているはずです。活動日が増えたら、「左メニュー>イベント>新規追加」で新しいページをつくって公開すると自動的にカレンダーに反映されます。

5.PDFファイルの埋め込み、ダウンロードを行うプラグイン「PDF Embedder」の使い方

PDFファイルは学校組織では、ペーパーレスにしたりネットを活用したりするには必要不可欠なファイル形式です。各自でダウンロードして印刷してもらったり、スマホで直接閲覧してもらったり、PDFは身の回りでも大活躍ですよね。

そのPDFファイルをWordPressサイトの記事内に直接載せておきたい、リンクを踏まなくてもPDFが読めるようにしたい、そんなときにはプラグインを使います。

プラグイン「PDF Embedder」をインストール、有効化すると、ブロックエディタに「PDF Embedder」のブロックが追加されます(クラシックエディタなら、記事枠の上部にあるメニュー部分に”PDF”メニューが出ますので、そちらから同じような操作ができます)。

記事の追加したい部分で「PDF Embedder」ブロックを追加。
挿入されたブロックをクリックして、該当PDFファイルをアップロードします。

すると、PDFファイルがそのまま記事に埋め込まれたように表示されます。記事を書かなくても、PDFをそのまま読んで貰えるので楽です。

配布プリントをスキャンしてPDFファイルにし、記事にアップロードすれば文章を打ち直す手間が省けます。また、リンクからPDFファイルをダウンロードできないスマホもありますが、この方法であれば「ファイルが見えない」という問題も解決できます。

まとめ

メールをデータベースに保存してダウンロードする、PDFファイルが記事内でそのまま閲覧できるようにする、などは様々なシーンで役立つTIPSです。

便利なWordPressのプラグインを利用すると、これまでコツコツと手作業で行ってきたことが一気に解決し、多くの負担が軽減されることも。適切なプラグインを使うことによる作業の効率化をぜひご検討ください。

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