「問い合わせメールに素早く気づきたい」
「せっかくの問い合わせメールを見逃したくないのでチェックを二重にしたい」
WEBサイトを制作するにあたって、問い合わせメールや相談メールを受け取ることをゴールとして設計することも多いと思います。通常、問い合わせメールが送られた場合は担当者やシステム管理者、事務職が受け取り、共有したり返事をしたりすることが多いのではないでしょうか。
ただ、複数人で受け取っていればよいですが、メールサーバーの不具合に巻き込まれたり、多忙で受け取ったことに気づかなかったり。実は大切な問い合わせメールを見逃していたという事例も多くあります。当事者は見逃しているため気づいておらず、そのときすぐには問題になりませんが、メンテナンス等でメールの受信履歴をチェックしたりフォームのアーカイブを確認したりして気づき、騒ぎになることもしばしばです。
多くの場合は複数人でメールを受け取ることで解決を図ろうとしますが、そもそもメールの返信担当者は1名に絞っておかないと重複して返事をしてしまうため、「今日のメールは何通だったか、返事をしたか」と確認作業が1つ増えることになります。毎日のことですので煩雑になるのは避けたいもの。
そこで、役に立つのがメールフォールからメールが送信されたタイミングで、登録したLINEアカウントに通知が届く方法です。LINEアカウントは個人以外にもグループも登録できるので、全員で同時に通知を共有できます。
WordPressを使っていればプラグインで簡単に設定ができますので、今回はWordPressプラグイン「WordPress LINE Notify」を活用して設定する方法を解説していきます。
１．メールフォームは「Contact Form 7」を使用する
今回の方法では、メールフォームとして利用するのはWordPressのフォーム設置プラグインとしては最も有名な「Contact Form 7」を使います。多くのWEBサイトで採用されているのではないでしょうか。
制作中もしくはこれからという場合は、まずこのプラグインでメールフォームを作り、WEBサイトに設置します。すでに設置している場合はそのままでOKです。
※自社開発のメールフォームを活用している場合でもLINEへの通知をさせることはできます。その場合はプラグイン利用ではなくfunctions.phpに指定のコードを追加することで実装できます。自社のWEB制作担当者に依頼をかけてみてください。
２．プラグイン「WordPress LINE Notify」をインストール、有効化する
このプラグイン「WordPress LINE Notify」はWordPress公式プラグインなので、安心して利用できます。WordPressの管理画面から、「WordPress LINE Notify」を検索し、インストール。
有効化するとサイドバーにメニュー項目が現れます。
ここまでできたら、LINEが提供するサービス”LINE Notify”へ移動して、アクセストークンの発行を行います。
３．LINEの開発者向けサービス”LINE Notify”へログイン
（今回のやり方では、LINEアカウントが必須となります。もしまだLINEのアカウントをお持ちでなければ、手持ちのスマホでLINEアカウントを作成しておいてください。）
https://notify-bot.line.me/ja/
①LINE Notifyへアクセス
②ログイン＞ご自身のLINEアカウントとパスワードを入力
ここまではクリックを続けていけばスムーズに進みます。
４．LINEの開発者向けサービス”LINE Notify”でトークンを発行
LINE Notifyへログインすると、”トークンを発行する”ボタンが出てきます。
そのボタンをクリックして、トークンを発行します。そのときに設定するのは２つ。
①通知のときに表示される”トークン名”
②通知を届けるアカウント（もしくはグループ）
この2つを登録します。
実際に通知がきた画面はこちら↓↓です。
いくつも通知を届けたい場合は、固有の名前を付けておくとわかりやすいです。
この2つの登録が終わると、画面にトークンが表示されます。
このトークンは画面を閉じると二度と表示されないので、必ずコピーします。
そしてメモ帳等にコピペで置いておきます。
４．WordPressの「WordPress LINE Notify」へトークンを登録
サイドバーのメニューからプラグインの管理ページへ飛び、トークンをコピペして登録します。
５．プラグイン設定画面下の「コンタクトフォーム 7」項目にチェックを入れる
このプラグインは「Contact Form 7」と連携しているので、管理画面のいちばん下にある「コンタクトフォーム 7」の項目にチェックを入れて保存します。これでメールフォームから送信されたと同時に、LINEアカウントへ通知が届きます。
もうこれで見逃すことはありません。
問い合わせへの返信もタイムラグがかなり減らせます！
LINEで届けば、営業等で外出しているときでも通知が見やすく安心ですね。
４．まとめ
今回の記事の中に出てきたトークンとは、IT分野でよく使われる言葉です。けれどプラグインを活用すれば、コードを直接触らずに済みますのでプログラムができない人でも安心して利用できます。
このように便利なプラグインを活用して、日々のタスク管理を簡単に、そして抜けなくやっていきましょう！